SOGGETTI INTERESSATI: Fornitori / Clienti / Persone Fisiche
INFORMATIVA AI SENSI
➢ art.13 del D.Lgs. n.196 del 30 giugno 2003 sulla protezione dei dati personali
➢ art. 13 e 14 del Regolamento UE 679/2016 – Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati (“GDPR”)
Ai sensi e per gli effetti delle normative sopracitate, in relazione ai dati personali di cui New Pak S.r.l. entrerà nella disponibilità con l’espletamento delle prestazioni richieste, siamo a comunicare quanto segue:
1. TITOLARE DEL TRATTAMENTO
Titolare del trattamento dei Suoi dati è la società New Pak S.r.l. con sede a Mordano (BO), Via Zaniolo, 1073, in persona del legale rappresentante pro tempore, di seguito denominato “Titolare”. Il Titolare potrà essere contattato mediante e-mail all’indirizzo: info@newpak.it.
Il Titolare al fine di garantire un’adeguata sicurezza e protezione dei dati personali ha provveduto ad adottare efficaci misure tecniche ed organizzative che vengono, all’occorrenza, riesaminate ed aggiornate.
2. FINALITA’ DEL TRATTAMENTO DEI DATI
I dati raccolti sono trattati nel rispetto dei principi di liceità, correttezza e trasparenza nei confronti dell’interessato, per finalità determinate e legittime strettamente connesse all’instaurazione e allo svolgimento del rapporto commerciale, nonché all’adempimento di disposizioni legislative da esso derivanti, precisamente:
a) Gestione dei fornitori (amministrazione dei fornitori, contratti, preventivi, ordini, storico ordini fatture).
b) Gestione della clientela (offerte, amministrazione della clientela, contratti, ordini, storico fatture, assistenza post-vendita).
c) Emissione e registrazione di documenti contabili e fiscali, quali a titolo esemplificativo: DDT, Fatture, tracciabilità del prodotto ecc.
d) Gestione contabilità ordinaria.
e) Controllo dell’affidabilità e solvibilità.
f) Gestione di eventuale contenzioso (recupero crediti, transazioni, ecc).
g) Adempimento obblighi di legge.
h) Gestione delle candidature spontanee e della eventuale selezione del personale.
Il Titolare tratterà tali dati in quanto necessari per lo svolgimento del rapporto commerciale. Non tratterà in alcun modo dati appartenenti a “categorie particolari” (dati “sensibili”) e dati “giudiziari” (relativi a condanne penali e reati).
I dati raccolti e trattati saranno:
- adeguati, pertinenti e limitati a quanto necessario rispetto alle finalità per le quali sono trattati («minimizzazione dei dati»);
- esatti e, se necessario, aggiornati, adottando tutte le misure ragionevoli per cancellare o rettificare tempestivamente i dati inesatti rispetto alle finalità per le quali sono trattati («esattezza»);
- conservati in una forma che consenta l’identificazione degli interessati per un arco di tempo non superiore al conseguimento delle finalità per le quali sono trattati, e comunque non oltre il tempo in cui il Titolare sia soggetto a obblighi di conservazione per finalità fiscali o altre finalità, previsti da norme di legge o regolamenti;
- trattati in maniera da garantire un’adeguata sicurezza degli stessi, compresa la protezione, mediante misure tecniche e organizzative adeguate, da trattamenti non autorizzati o illeciti e dalla perdita, dalla distruzione o dal danno accidentali («integrità e riservatezza»).
3. I DATI PERSONALI OGGETTO DI TRATTAMENTO
Ai fini dell’esplicazione delle attività descritte al punto precedente e per soddisfare la Sua richiesta di servizi, si renderà necessaria l’acquisizione dei Suoi dati identificativi, ed in particolare:
- Nome, Cognome o ragione sociale.
- Codice Fiscale e/o Partita IVA.
- Recapiti: indirizzo, numero di telefono fisso, fax, e-mail sia della sede aziendale che di eventuali unità locali, numero di cellulare ed e-mail delle persone di riferimento da contattare (esempio responsabili ufficio commerciale, addetti al trasporto ecc.).
- Visure camerali.
- Identificativi grafici e specifiche dei materiali di confezionamento.
- Analisi, composizione e ricette delle miscele utilizzate.
4. BASE GIURIDICA, MODALITA’ DEL TRATTAMENTO, CONSERVAZIONE E MANCATA COMUNICAZIONE DEI DATI
Non vengono trattati dati appartenenti a categorie particolari previsti dall’art. 9 Reg. UE 679/2016 (come per esempio idonei a rivelare l’adesione a sindacati, associazioni od organizzazioni a carattere sindacale) ed eventualmente idonei a rappresentare un pericolo per i diritti e le libertà degli interessati.
I dati saranno aggiornati e trattati in modo lecito, corretto e trasparente mediante strumenti elettronici e non, da persone, fisiche e/o giuridiche, formalmente autorizzate ed istruite dal Titolare, che si siano impegnate alla riservatezza o abbiano un adeguato obbligo legale di riservatezza.
Il mancato conferimento dei Suoi dati Personali renderà impossibile l’espletamento degli obblighi contrattuali e delle attività descritte al punto 2 (finalità), impedendo il perfezionamento del rapporto contrattuale stesso.
In relazione alle finalità descritte al punto 2, il trattamento dei dati personali avviene mediante strumenti cartacei, informatici, telematici o altri sistemi di telecomunicazioni in modo da garantire la sicurezza e la riservatezza dei dati, nonché la piena osservanza della Legge.
La presente informativa è resa per i dati raccolti direttamente ed indirettamente dall’interessato (artt. 13-14) e pervenutici da pubblici registri, elenchi, atti o documenti conoscibili da chiunque, nei limiti e nei modi stabiliti dalle norme sulla loro conoscibilità.
In ogni caso, i dati personali saranno conservati per un periodo di tempo non superiore a quello strettamente necessario al conseguimento delle finalità indicate, e comunque per il tempo in cui il Titolare sia soggetto a obblighi di conservazione per finalità fiscali o altre finalità previsti da norme di legge o regolamento.
Si evidenzia che i sistemi informativi impiegati per la gestione delle informazioni raccolte sono configurati, già in origine, in modo da minimizzare l’utilizzo dei dati.
5. DESTINATARI E AMBITO DI CONOSCENZA DEI DATI PERSONALI
I dati personali potranno essere condivisi con: Soci e Consiglio di Amministrazione della nostra azienda, nostro personale interno (direttivo, amministrativo e commerciale), nostri collaboratori esterni (ad esempio commercialista e avvocato, il cui elenco è disponibile presso la nostra sede), e saranno altresì comunicati a nostri fornitori di servizi, quali aziende di trasporto merci conto terzi, corrieri, poste o altre società di gestione della corrispondenza, società di servizi informatici, società di outsourcing, consulenti e liberi professionisti, assicurazioni, banche ed istituti di credito per la gestione di incassi e pagamenti, società di recupero crediti, società di controllo frodi, enti e/o patronati, aziende o enti da noi eventualmente nominate responsabili dello specifico trattamento ed il cui elenco è a sua disposizione presso la nostra sede, nonché ad enti pubblici e previdenziali ai fini di legge, regolamento.
6. TRASFERIMENTI
Alcuni dei Suoi Dati Personali sono trasferiti a Destinatari che si potrebbero trovare al di fuori dello Spazio Economico Europeo. Il Titolare assicura che il trattamento elettronico e cartaceo dei Suoi Dati Personali da parte dei Destinatari avviene nel rispetto della Normativa Applicabile. Invero, i trasferimenti si basano alternativamente su una decisione di adeguatezza o sulle Standard Model Clauses approvate dalla Commissione Europea. Maggiori informazioni e copia di questi accordi sono reperibili presso il Titolare.
7. DIRITTI DELL’INTERESSATO
Nella Sua qualità di interessato, ha i diritti di cui all’art. 15 Reg. UE 679/2016, e precisamente:
- chiedere al Titolare l’accesso ai Suoi dati personali ed alle informazioni relative agli stessi;
- la rettifica dei dati inesatti o l’integrazione di quelli incompleti;
- la cancellazione dei dati personali che La riguardano (al verificarsi di una delle condizioni indicate nell’art. 17, paragrafo 1 del GDPR e nel rispetto delle eccezioni previste nel paragrafo 3 dello stesso articolo); la limitazione del trattamento dei Suoi dati personali (al ricorrere di una delle ipotesi indicate nell’art. 18, paragrafo 1 del GDPR);
- richiedere ed ottenere dal Titolare – nelle ipotesi in cui la base giuridica del trattamento sia il contratto o il consenso, e lo stesso sia effettuato con mezzi automatizzati – i Suoi dati personali in un formato strutturato e leggibile da dispositivo automatico, anche al fine di comunicare tali dati ad un altro titolare del trattamento (c.d. diritto alla portabilità dei dati personali);
- opporsi in qualsiasi momento al trattamento dei Suoi dati personali al ricorrere di situazioni particolari che La riguardano;
- revocare il consenso in qualsiasi momento, limitatamente alle ipotesi in cui il trattamento sia basato sul Suo consenso per una o più specifiche finalità e riguardi dati personali comuni (ad esempio data e luogo di nascita o luogo di residenza), oppure particolari categorie di dati (ad esempio dati che rivelano la Sua origine razziale, le Sue opinioni politiche, le Sue convinzioni religiose, lo stato di salute o la vita sessuale). Il trattamento basato sul consenso ed effettuato antecedentemente alla revoca dello stesso conserva, comunque, la sua liceità;
- proporre reclamo a un’autorità di controllo (Autorità Garante per la protezione dei dati personali – www.garanteprivacy.it).
Mordano, 25 Maggio 2018
